E-Mail Konu Satırı Nasıl Yazılır? Nelere Dikkat Edilmeli?

İş hayatında mailleşirken konu satırı nasıl olmalı? Konu satırı için ideal uzunluk ne olmalı? Konu satırı yazılırken nelere dikkat edilmeli? Bu yazımda bunlardan bahsedeceğim. Öncelikle;

    “Adabı vardır mail atmanın… Önce kime attığını bileceksin. Sonra bilgi’ye kimi ekleyeceğini… Değecek mesela attığın konuya…” şeklinde, daha önce yapmadığım bir şekilde giriş yapıyorum bu yazıma. Elbette ki mail atmanın kuralları, dikkat etmemiz gereken düzeni vs. var. Tabi bunu üstte belirttiğim şekilde ifade etmek yanlış olur. İçerik olarak doğru olsa da bu şekilde bir adap yok arkadaşlar.

Mail yazarken dikkat etmemiz gereken kurallar elbette var. Özellikle iş yaşamında bu kurallar fazlasıyla önem arzediyor. Bu kurallardan şimdilik sadece konu satırının önemini, nasıl olması gerektiğini, nasıl yazılması gerektiğini, ideal uzunluğunu, dikkat edilmesi gerekenleri yazacağım.

Konu Satırı

Hepimiz daha önce konu satırı boş olan mailler almışızdır. Tabi konu satırı “Merhaba, Acil, Bakar mısınız, İş, Rica” gibi olan mail alanlarınız da olmuştur. Mailin ne içerdiği hakkında bilgi sahibi olmanın imkansızdır. Konu satırı boş ya da tek sözcükten oluşan mailler karşı tarafı yorar, alacağınız aksiyonu engelleyebilir. Bu da profesyonel yaşamda sizin için bir takım sıkıntılar doğurur.

Etkili, anlaşılır ve geri dönüş oranı yüksek e-posta yazmanın anahtarı konu satırıdır. Etkili bir konu başlığıyla yazılmış bir e-postayı, kötüye nazaran 3 kat daha çabuk algılayıp cevaplarız. Etkili bir konu satırı; basit, anlaşılır ve sade olmalıdır.

İlgini Çekebilir  Şehla - Senaryo Denemem

 

Konu Satırını Sınıflandırmak

Evinize gelen zarfları düşünün. Sadece zarfın şeklinden bile fatura, tebligat, kişisel bir gönderi ya da reklam olduğunu anlayabiliyoruz. Aynı şekilde iyi yazılmış bir konu satırı, e-postayı alan kişiye e-postanın içeriği gösterir. Alıcı içeriği daha kolay anlar ve daha hızlı eyleme geçer .Öyleyse “Etkili bir konu satırı nasıl yazılır, ideal uzunluk ne olmalıdır?” gibi soruların cevabına geçelim.

    1. E-Postanız için kategori kelimeleri kullanın, yani e-postanızı kategorilendirin. Konu satırının başına bu kategori kelimesini ekleyin:

  • Aksiyon: e-postayı alan kişiye “sizden beklediğim bir iş var” mesajı verir.
  • İstek: e-postayı alan kişiye “sizden yapmanızı istediğim bir iş var.” mesajı verir. Aksiyon kategorisinden farkı bu kelimeyi ekip lideri, müdür, yönetici gibi unvanlara sahip kişilerin kullanmasıdır.
  • Bilgi: genelde yetkililere atılan e-postalarda kullanmak yerinde olacaktır. Çünkü “bir iş ya da onay yok sadece sizi bilgilendiriyorum.” mesajını içerir.
  • Onay: yine alıcıya “e-postanın içeriğinde belirttiğim konuyu onaylamanı bekliyorum.” mesajı verir.

    2. E-postanız içeriğine özel mesaj içersin. Yani spesifik olsun. “Muhasebe, Finans, Yardım Raporu, Fax … vb. konu başlıkları yeteri kadar açık ve anlaşılır olmayacaktır. 

     3. “Belirlediğiniz konu satırını ne kadar uzun tutarsanız maili alan kişinin dikkati, okurken o kadar dağılacaktır.” Örneğin az önce okuduğunuz cümle gibi. Daha anlaşılır bir konu satırı için gazete başlıklarını örnek alabilirsiniz. 4-6 kelime uzunluk, e-postaların konu satırları için idealdir.

2 örnekle bitirelim; ekibinizden bir iş istiyorsunuz;

İlgini Çekebilir  Excel Fonksiyonlarının Türkçe Karşılıkları

Aksiyon: Saha Satış Raporlarını gönderir misiniz?”

Ekip liderinizin ya da yöneticinizin bir bakışta anlayacağı net bir başlık.

Bilgi: Bilişim Projesi Lansmanı 3 Ocak’a Ertelendi.”

Dipnot: Bu yazı hazırlanırken, Denizbank Kariyer Eğitim Videolarından faydalanılmıştır.

Saygılarımla.

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

%d blogcu bunu beğendi: